Prêt-à-déclarer est un logiciel de gestion de dossiers douane : il range vos dossiers, vos clients et vos pièces du premier email jusqu'à la facture, au même endroit.
Il ne dépose pas la déclaration en douane : vous gardez votre logiciel douane (AKANEA, CONEX, Okiduty) ou, hors de France, le système SYDONIA (ASYCUDA) de votre douane, et c'est là que vous déposez.
Il vit en amont et en aval de ce logiciel : avant, pour recevoir, classer, lire et vérifier ; après, pour prévenir le client, facturer et archiver. Toute l'équipe y travaille dans le même espace, chacun avec son identifiant.
DeltaAgent saisit, Prêt-à-déclarer organise. DeltaAgent, l'outil d'analyse de Customs Toolbox, lit la facture, la liste de colisage et le document de transport, et prépare la déclaration : articles, codes NC, poids, valeur ; le déclarant la valide. Prêt-à-déclarer est le bureau de vos dossiers douane : emails reçus, pièces attendues, échéances et relances, suivi du client, facture et avoir, équipe, archive. DeltaAgent y est intégré.
Trois parcours de lecture : vous dirigez l'entreprise (le gain de temps, l'équipe et qui voit les montants, la facture conforme et l'avoir, le tableau de bord, le lien de suivi, la sécurité et la conservation des dossiers) ; vous êtes responsable douane (la répartition des dossiers, les échéances, les pièces qui manquent, ce qui est à contrôler, le statut douanier, l'export du dossier) ; vous êtes déclarant (la journée complète, du mail du client à la facture).
L'analyse automatique des pièces est faite par DeltaAgent, l'outil de Customs Toolbox qui automatise la saisie. Elle lit les factures, listes de colisage et documents de transport, regroupe les articles par position tarifaire, propose les codes SH / NC avec la raison, répartit poids et colis, vérifie la cohérence et crée le tableau de saisie prêt pour DELTA I/E. Le déclarant garde la validation finale. L'analyse se paie à l'usage, une fois par dossier, en plus de l'abonnement. Avec l'analyse automatique, chez les entreprises qui l'utilisent déjà : un dossier qui prenait 15 minutes de saisie est prêt en 4 minutes, un dossier de 30 minutes en moins de 10 minutes, et sur les gros dossiers, ce sont jusqu'à 2 heures de saisie gagnées. Rien n'est déposé en douane.
Chapitres : Pour le dirigeant, en 2 minutes ; Ce que ça change ; 1. Premiers pas ; 2. Se repérer ; 3. Recevoir les documents ; 4. Ouvrir ou rattacher un dossier ; 5. Lancer l'analyse ; 6. Vérifier ; 7. Préparer le fichier pour votre logiciel douane ; 8. Déposer dans votre logiciel, puis ajouter la déclaration finalisée et le MRN ; 9. Le client suit son dossier ; 10. Facturer ; 11. La journée ; 12. Travailler en équipe ; 13. Clore, archiver, conserver ; 14. Les astuces ; Annexe : DeltaAgent, l'outil d'analyse ; glossaire ; questions fréquentes.
Non. Il prépare le fichier que vous importez dans votre logiciel douane (AKANEA, CONEX ou Okiduty, activé sur demande, pour une déclaration en France ; SYDONIA (ASYCUDA) ou un format standard selon le pays de vos paramètres de dépôt). Pour la France, tout compte a aussi le format standard (XML ou JSON), pour un autre logiciel ou une saisie manuelle dans DELTA, et un tableau des articles à ouvrir dans Excel (CSV) ; le dépôt se fait là, avec vos autorisations habituelles. Ensuite, vous ajoutez la déclaration finalisée et son MRN dans le dossier.
L'analyse automatique des pièces est payée à l'usage, une fois par dossier, en plus de l'abonnement. Elle prépare la saisie à votre place. Avec l'analyse automatique, chez les entreprises qui l'utilisent déjà : un dossier qui prenait 15 minutes de saisie est prêt en 4 minutes, un dossier de 30 minutes en moins de 10 minutes, et sur les gros dossiers, ce sont jusqu'à 2 heures de saisie gagnées. Identifier le client (analyse rapide) et préparer le fichier pour votre logiciel douane sont gratuits ; ajouter des pièces après l'analyse, ou la relancer sur le même dossier, ne coûte rien de plus. L'analyse est débitée d'un solde prépayé : le solde et le lien « Recharger le solde » s'affichent sous le bouton « Lire les pièces (l'analyse) ». Quand le solde ne couvre pas une analyse, le bouton est désactivé jusqu'à la recharge ; dans une équipe, un déclarant ne voit pas le solde, et l'analyse s'arrête alors avec « Votre solde d'analyses est épuisé. » : il prévient un superviseur. L'abonnement comprend la mini-formation de votre équipe. Le prix de l'abonnement, l'engagement et le support sont précisés dans la proposition écrite remise au rendez-vous.
Non. Prêt-à-déclarer utilise votre compte Customs Toolbox habituel : pas de second mot de passe. L'accès est ouvert entreprise par entreprise : écrivez-nous à [email protected] avec l'objet « Accès Prêt-à-déclarer ».
Oui. Nous vous conseillons de créer une adresse dédiée aux dossiers douane sur votre domaine (par exemple [email protected]) : Prêt-à-déclarer la relève directement, toutes les deux minutes, en lecture seule, sans adresse de transfert, gratuitement. Elle se branche dans Réglages › Adresse de dépôt. Nous ne branchons pas votre boîte principale : ce serait trop d'accès, et elle reçoit des emails sans rapport avec vos dossiers. Microsoft 365 se branche sur demande : écrivez à [email protected]. L'adresse de dépôt (votre nom suivi de [email protected]) reste possible : vos clients y écrivent, ou vous y transférez les emails, automatiquement ou à la main.
Oui. Plusieurs personnes d'une même entreprise travaillent dans un seul espace, chacune avec son propre identifiant : mêmes dossiers, mêmes clients, même boîte de réception. Chaque dossier indique qui le suit (« Suivi par »), le bouton « Mes dossiers » retrouve les siens, et le journal note le nom de la personne à chaque geste. L'équipe s'active sur demande : écrivez à [email protected] avec l'adresse email de chaque personne et son rôle, superviseur ou déclarant (chapitre 12).
Dans une équipe, les superviseurs seulement : coûts, marge, factures, devis, avoirs, solde d'analyse, tableau de bord en euros, réglages de facturation, export et archive du dossier. Les déclarants traitent les dossiers sans voir les coûts saisis, la marge ni vos factures ; le serveur ne les leur envoie pas, et une page de facturation ouverte par son adresse affiche « Réservé aux superviseurs de votre équipe ». Les factures de vos fournisseurs restent visibles comme pièces du dossier et dans la boîte de réception. Votre client, avec le lien de suivi, voit ses factures, jamais vos coûts ni votre marge.
Faites la rectification ou l'invalidation dans votre logiciel douane. Dans le dossier : passez le statut douanier en « Invalidée » si c'est le cas, préparez un nouveau fichier si une nouvelle déclaration est déposée, puis remplacez la déclaration finalisée avec « Remplacer le fichier » (l'ancienne reste dans les pièces, marquée remplacée).
Par un avoir. Une facture émise ne se modifie plus et ne s'annule plus : dans son menu « Plus d'actions », « Établir un avoir » émet un avoir du même montant, avec son propre numéro, qui cite la facture. La facture passe « Annulée par avoir » et ses coûts redeviennent facturables : vous établissez une facture corrigée. Une facture encore en brouillon, sans numéro, se modifie ou s'annule simplement.
Oui. Chaque pièce, dans le quart d'heure qui suit son arrivée, et chaque dossier clos sont copiés automatiquement : une copie sur un autre serveur. La base de données est sauvegardée chaque jour. L'application, sa base, les pièces et leurs copies, ainsi que les sauvegardes quotidiennes de la base (gardées 30 jours), sont hébergées en France, chez Scaleway, à Paris. L'analyse des pièces fait appel à des services d'intelligence artificielle ; la liste de nos sous-traitants figure dans le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), remis sur demande avant signature. Un dossier qui a été déclaré ou clos, ou qui porte une déclaration finalisée, un MRN ou une facture émise, ne peut pas être supprimé, même par erreur, même s'il est rouvert. À tout moment, un superviseur peut télécharger le dossier complet avec « Exporter le dossier ».
Chaque dossier s'exporte en archive complète avec « Exporter le dossier » : pièces, emails, journal, déclaration finalisée et factures. Pour récupérer tout votre espace en une fois, demandez-le-nous.
Prévenez-nous à [email protected] : son accès est coupé, même si une session reste ouverte sur son poste. Rien ne part avec lui : les dossiers, les pièces, les clients et le journal appartiennent à l'espace de l'entreprise. Le journal garde son nom sur ce qu'il a fait, et les dossiers qu'il suivait affichent « Ancien membre » jusqu'à ce qu'un autre membre en soit chargé avec « Suivi par ». Pour un collègue simplement absent, voyez le chapitre 12.
Oui. Prêt-à-déclarer ne dépose rien en douane : il prépare le fichier que vous importez dans votre logiciel douane (AKANEA, CONEX, Okiduty sur demande, SYDONIA ou un format standard), et c'est là que vous déposez, avec vos autorisations habituelles. Vos habitudes de dépôt ne changent pas.
Le prix de l'abonnement, l'engagement et le support sont précisés dans la proposition écrite remise au rendez-vous. L'abonnement comprend une mini-formation pour votre équipe. L'analyse automatique des pièces est payée à l'usage, une fois par dossier, en plus de l'abonnement ; tout le reste (réception, tri, fichier pour le logiciel douane, suivi client, devis, factures, archive) est compris. Écrivez-nous à [email protected].
Non. Un email reste dans la boîte de réception jusqu'à votre clic, avec le dossier proposé en tête. Les seules exceptions sont les codes d'objet « nouveau- » et « DOS-...- » que vous écrivez vous-même, et l'automatisme « Ouvrir un dossier » si vous l'avez coché.
Le statut du dossier et le statut douanier, les pièces reçues et attendues, les échéances qui le concernent (arrivée prévue, fin de franchise ou de dépôt temporaire, réponse attendue de sa part), le MRN et la déclaration finalisée, ses factures, l'historique des étapes faites. Jamais vos coûts, votre marge, vos notes ni les rubriques de la déclaration. Il peut y déposer des pièces, qui arrivent dans votre boîte de réception.
Oui. Dans Réglages › Mon entreprise, rubrique « Mon activité », choisissez « Je déclare pour mon propre compte » : le bloc sur le mandat de représentation des fiches client, l'alerte « Aucun mandat signé » et la file « Mandats à régulariser » disparaissent, et le mandat n'est plus demandé dans la liste standard des pièces attendues. Le reste (pièces, analyse, fichier, statut douanier, archive) fonctionne pareil.
Sur la fiche de chaque client : type de représentation (directe ou indirecte), statut du mandat (absent, demandé, signé) et, si le mandat est donné pour une durée déterminée, sa date d'expiration. Un mandat non signé ou qui expire dans les 60 jours ressort dans « À faire », client par client, dès que ce client a un dossier en cours.
Le dossier affiche une boîte rouge avec la cause en français et un conseil (lecture des pièces impossible, service en maintenance, solde épuisé...). « Relancer l'analyse » repart sur le même dossier, sans nouveau débit. Les analyses en échec ressortent dans « À faire ».
Prêt-à-déclarer prépare la facture ; il n'est pas lui-même une plateforme agréée. La facture est disponible en PDF et en XML aux formats CII et UBL, conformes à la norme européenne EN 16931, avec honoraires, frais et débours séparés, les débours hors TVA, le régime de TVA du client, les mentions de paiement et la date de versement des droits à la douane. Son numéro lui est attribué à l'émission ; une facture émise se corrige par un avoir. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise, PME comprise, doit pouvoir recevoir des factures électroniques : c'est votre plateforme agréée qui les reçoit, Prêt-à-déclarer ne reçoit pas les factures électroniques de vos fournisseurs. Quand l'obligation d'émettre s'applique à votre entreprise (septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises), la facture doit passer par une plateforme agréée : déposez-y le XML ou, si vous facturez chez Pennylane ou chez Qonto, choisissez votre plateforme dans Réglages › Facturation électronique et collez votre propre clé (jeton d'API Pennylane, ou clé d'API Qonto avec l'IBAN du compte). « Envoyer chez Pennylane » ou « Envoyer chez Qonto » apparaît alors dans le menu de chaque facture : d'un clic, la facture y est créée en brouillon, sans ressaisie. Vous la finalisez chez Pennylane ou Qonto, qui lui donne son numéro officiel et la transmet. Elle garde son numéro Prêt-à-déclarer en référence et se fige ici, avec le badge « Facture officielle : n° ... » : validez ce fonctionnement avec votre comptable.
Oui, avec « Reprendre mes dossiers d'analyse », dans le menu « Plus d'actions » de l'écran Dossiers : les pièces sont copiées, les rubriques remplies, la fiche client proposée, sans nouvelle analyse et donc sans rien payer.
Six ans par défaut, ou dix ans, selon Réglages › Dossiers et facturation, champ « Conservation des dossiers clos ». La durée court jusqu'au 31 décembre de l'année de clôture plus ce nombre d'années. Six ans au minimum : les factures se conservent six ans pour l'administration fiscale (article L102 B du livre des procédures fiscales), ce qui couvre aussi les trois ans pendant lesquels la douane peut demander les documents d'une déclaration (article 51 du code des douanes de l'Union) ; dix ans pour les pièces comptables (article L123-22 du code de commerce). Choisissez dix ans si vous ne conservez ces documents nulle part ailleurs. Les dossiers qui arrivent en fin de conservation ressortent dans « À faire » et au tableau de bord. À tout moment, « Exporter le dossier », dans le menu « Plus d'actions » du dossier, télécharge l'archive complète.