Les exemples d'automatisation parlent mieux que les concepts. Voici, secteur par secteur, un cas typique de ce qu'une PME peut automatiser aujourd'hui. Chaque exemple suit le même schéma : la situation de départ, ce que fait l'automatisation, ce que récupèrent les équipes.
Les accusés de réception de commandes et la saisie des commandes clients dans l'ERP. Les commandes arrivent par email dans tous les formats ; l'automatisation les lit, les saisit, confirme au client et signale les références douteuses. L'ADV cesse de recopier et se concentre sur les délais et les litiges.
Le rapprochement commandes, livraisons, factures fournisseurs. Les écarts (quantités manquantes, prix différents du tarif négocié) sont isolés automatiquement au lieu d'être découverts en fin de mois. La marge cesse de fuir par les écarts non détectés.
La réponse aux appels d'offres : pièces administratives tenues à jour et dossier de candidature constitué automatiquement, mémoire technique prérempli à partir des réponses passées. L'entreprise répond à plus de consultations, sans nuit blanche avant la date limite.
La production des livrables récurrents : rapports mensuels, comptes rendus, suivis de mission générés à partir des données de production, relus puis envoyés. Les consultants facturent du conseil, plus de la mise en forme.
La saisie des dossiers d'expédition et le contrôle des factures transporteurs : documents lus et saisis, factures comparées aux tarifs négociés. C'est notre métier d'origine, et le secteur où les écarts détectés payent le plus vite le projet.
La gestion administrative des dossiers : documents classés, échéances suivies, courriers types préparés. Avec une exigence particulière sur l'hébergement des données, qui oriente souvent vers l'option souveraine.
L'essentiel : dans chaque secteur, le premier gisement est le même : les documents qui entrent, les données recopiées et les contrôles faits à la main.
Peu importe : le gisement est transversal. Dans tous les secteurs, les trois mêmes sources de temps perdu reviennent : les documents qui entrent, les données recopiées à la main et les contrôles faits ligne à ligne. Si votre entreprise reçoit des documents et recopie des informations, il y a un gisement.
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