Logiciel de gestion de dossiers douane, en amont et en aval de votre logiciel de dédouanement. Vos emails deviennent des dossiers, vos dossiers deviennent des déclarations prêtes pour votre logiciel douane, et la facture se construit au fil du dossier.
Transitaires, commissionnaires en douane, représentants en douane enregistrés (RDE : l'entreprise enregistrée auprès de la douane pour déclarer pour le compte de ses clients), déclarants et services douane d'entreprises. Trois lectures, selon votre poste.
Réception : Le client envoie ses pièces à votre adresse de dépôt (le nom de votre choix suivi de [email protected]). Vous gardez votre adresse habituelle ? Posez-y un transfert automatique vers l'adresse de dépôt, ou transférez l'email tel quel. Mieux : créez une adresse dédiée aux dossiers douane sur votre domaine (par exemple [email protected], pas votre boîte principale), que Prêt-à-déclarer relève directement, toutes les deux minutes, en lecture seule, sans adresse de transfert, gratuitement, dans Réglages › Adresse de dépôt. Microsoft 365 : sur demande. Facture, liste de colisage, document de transport : tout arrive dans la boîte de réception de Prêt-à-déclarer. Rangement proposé : L'outil propose un dossier pour chaque email, d'après l'expéditeur et la référence de dossier citée dans l'email. C'est vous qui rangez, d'un clic. Seules exceptions, que vous choisissez : un objet qui commence par « nouveau- » ouvre un dossier, un objet qui commence par la référence du dossier suivie d'un tiret (« DOS-2609-014- ») y rattache l'email, et l'ouverture automatique d'un dossier pour un client reconnu, si vous la cochez. Analyse : L'analyse automatique des pièces est faite par DeltaAgent, l'outil de Customs Toolbox qui automatise la saisie. Elle lit vos factures, listes de colisage et documents de transport, propose les codes NC et remplit les rubriques de la déclaration : lignes de facture reprises, poids et colis répartis article par article. Elle est payée à l'usage, une fois par dossier, en plus de l'abonnement. Rien n'est déposé en douane depuis Prêt-à-déclarer. En résumé : DeltaAgent prépare la déclaration, Prêt-à-déclarer tient tout le reste du dossier, de l'email du client à la facture et à l'archive. Vérification : Le dossier vous dit quoi contrôler : les écarts entre facture, colisage et transport, les rubriques incertaines, les codes à confirmer. Vous corrigez dans l'outil d'analyse, vous validez. Vous gardez la validation finale. Fichier pour votre logiciel de dédouanement : Un fichier prêt à importer dans votre logiciel de dédouanement : XML pour AKANEA et ASYCUDA, CSV pour CONEX, fichier pour Okiduty (activé sur demande). En France, il reprend le tableau de saisie créé par l'analyse, prêt pour DELTA I/E (le système déclaratif de la douane française). Tout compte a aussi le format standard (XML ou JSON), pour un autre logiciel ou une saisie manuelle dans DELTA, et un tableau des articles à ouvrir dans Excel (CSV). Vous déposez la déclaration là où vous l'avez toujours fait. Déclaration finalisée et facture : Vous ajoutez au dossier la déclaration validée dans votre logiciel douane, avec son MRN (le numéro que la douane attribue à la déclaration) : elle part au client dans la foulée, après une confirmation qui rappelle le destinataire et le fichier. La facture suit, conforme : numéro attribué à l'émission, régime de TVA selon le client (TVA française, autoliquidation pour un client de l'Union, hors champ hors de l'Union), débours hors TVA, mentions légales imprimées, et un avoir pour corriger une facture émise. Elle part en PDF par email, en XML pour toute plateforme agréée (l'intermédiaire par lequel les factures électroniques circulent entre entreprises), ou d'un clic chez Pennylane ou Qonto avec « Envoyer chez Pennylane » ou « Envoyer chez Qonto ».
Prêt-à-déclarer ne remplace rien de ce que vous avez. Vous gardez AKANEA, CONEX, Okiduty ou ASYCUDA. C'est là que la déclaration est déposée, et c'est vous qui la déposez. Pas de suivi des camions, des conteneurs ni des chauffeurs. Le dossier douane, uniquement. Les factures partent vers votre outil comptable ou votre plateforme agréée. La comptabilité reste chez vous et chez votre expert-comptable.
Un prix simple, trois utilisateurs compris. Un seul abonnement pour toute l'entreprise. Le premier mois est offert : vous travaillez vos vrais dossiers, et le tarif normal ne commence qu'au deuxième mois. De 1 à 3 utilisateurs, au même prix : 79 € HT par mois. Utilisateur supplémentaire : 19 € HT par mois. Vos emails clients qui deviennent des dossiers, à l'adresse de dépôt de votre choix. Pièces, échéances, tâches, relances et points à vérifier, avec « ce que je dois faire aujourd'hui ». Coûts et débours, devis et facturation électronique (Factur-X, UBL), envoi vers Pennylane ou Qonto. Lien de suivi pour vos clients et déclaration finalisée renvoyée au client. Conformité RDE : mandats de représentation, garanties douanières et échéances, statut OEA, ICS2. Fichier prêt à importer pour AKANEA, CONEX, Okiduty et ASYCUDA, ou format standard. Archivage des pièces et mini-formation pour démarrer. DeltaAgent : la saisie des déclarations par l'IA. DeltaAgent lit les factures, listes de colisage et documents de transport, propose les codes, répartit poids et colis, et prépare la déclaration. Elle arrive prête à vérifier, puis à envoyer vers votre logiciel douane, et vous gardez la validation. C'est une option : on peut gérer ses dossiers dans Prêt-à-déclarer sans jamais l'utiliser.
Elle lit les factures, listes de colisage et documents de transport du dossier, regroupe les articles par position tarifaire, propose les codes douaniers avec la raison, répartit poids et colis, vérifie la cohérence et crée le tableau de saisie prêt pour DELTA I/E. Le déclarant garde la validation finale. L'analyse est payée à l'usage, une fois par dossier, en plus de l'abonnement. Avec l'analyse automatique, chez les entreprises qui l'utilisent déjà : un dossier qui prenait 15 minutes de saisie est prêt en 4 minutes, un dossier de 30 minutes en moins de 10 minutes, et jusqu'à 2 heures de saisie sont gagnées sur les gros dossiers.
Rien. Prêt-à-déclarer prépare le fichier ; le dépôt se fait dans votre logiciel de dédouanement, par vous. Le statut douanier (déposée, avis de contrôle, mainlevée) est enregistré dans le dossier d'après ce que vous voyez dans ce logiciel.
Le fichier prêt à importer est produit pour AKANEA, CONEX, Okiduty (activé sur demande) et ASYCUDA. Tout compte a aussi le format standard (XML ou JSON), pour un autre logiciel ou une saisie manuelle dans DELTA, et un tableau des articles à ouvrir dans Excel (CSV). Si vous utilisez un autre logiciel, écrivez-nous avec son nom.
En France, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques à partir de septembre 2026 ; l'obligation d'en émettre s'applique aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire dès septembre 2026, puis aux PME et micro-entreprises en septembre 2027. Prêt-à-déclarer produit la facture au format XML attendu par toute plateforme agréée ; si vous facturez chez Pennylane ou Qonto, elle s'y dépose d'un clic avec « Envoyer chez Pennylane » ou « Envoyer chez Qonto », dans le menu de la facture.
Vos pièces sont rattachées à l'espace de votre entreprise et visibles par les seules personnes de votre équipe. Les montants (coûts, marge, factures émises) sont réservés aux superviseurs ; les déclarants traitent les dossiers sans les voir, les factures des fournisseurs restant visibles comme pièces du dossier. Le lien de suivi que reçoit votre client est protégé par un jeton aléatoire, ne montre ni montant interne ni note interne, et n'accepte que des fichiers aux formats et tailles contrôlés. Chaque pièce et chaque dossier clos sont copiés automatiquement : une copie sur un autre serveur. L'application, sa base, les pièces et leurs copies, ainsi que les sauvegardes quotidiennes de la base (gardées 30 jours), sont hébergées en France, chez Scaleway, à Paris. L'analyse des pièces fait appel à des services d'intelligence artificielle ; la liste de nos sous-traitants figure dans le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), remis sur demande avant signature. La base est sauvegardée chaque jour. Un dossier clos est conservé six ans par défaut, ou dix ans au choix, jusqu'à la fin de l'année civile, et un dossier qui a été déclaré ou clos, ou qui porte une facture émise, ne peut pas être supprimé, même s'il est rouvert.
Oui. Plusieurs personnes d'une même entreprise travaillent dans un seul espace, chacune avec son identifiant : mêmes dossiers, mêmes clients, même boîte de réception. Les superviseurs voient les montants, la facturation, les coûts et les réglages ; les déclarants traitent dossiers, pièces, analyses, déclarations, clients et messages sans voir les montants. Chaque dossier indique qui le suit, « Mes dossiers » retrouve les siens, et le journal note qui a fait quoi. L'équipe s'active sur demande auprès de Customs Toolbox.
Un objet qui commence par la référence du dossier suivie d'un tiret (par exemple « DOS-2609-014- ») rattache l'email à ce dossier dès la réception ; un objet qui commence par « nouveau- » ouvre un dossier. C'est pratique quand vous transférez vous-même un email, ou si votre client les utilise. Sans ce code, l'outil propose le dossier et c'est vous qui rangez.
L'accès est ouvert entreprise par entreprise, avec un compte Customs Toolbox par personne. Écrivez à [email protected] avec le nom de votre entreprise, celui de votre logiciel douane et les adresses des personnes de votre équipe : nous ouvrons votre espace et vous guidons pour le premier dossier.
Oui. Vos fiches clients s'importent depuis votre ancien outil ou votre tableur, et vos dossiers en cours se créent avec leurs pièces. Les dossiers clos restent où ils sont : vous n'avez pas à tout migrer pour commencer.