Plateforme pour les RDE et transitaires. Un site internet complet à votre marque, Prêt-à-déclarer (le logiciel qui transforme les emails de vos clients en dossiers), DeltaAgent qui pré-saisit la déclaration, des mandats signés en ligne, un simulateur de droits et taxes pour vos clients, l'aide au code SH et une base de codes par client. Vous gardez votre logiciel de dédouanement. Pour les RDE (représentants en douane enregistrés) et transitaires qui gèrent encore avec des mails, des tableurs et des mandats papier.
Ce que vous faites encore à la main. Mails, classeur de mandats, tableur de codes, appels pour un calcul de droits : quatre endroits où votre équipe cherche au lieu de traiter. Les dossiers arrivent par mail et se perdent. Un client écrit à une adresse, un autre à une autre, et les pièces jointes dorment dans une boîte. Ici chaque email devient un dossier, et les pièces se rangent sous votre contrôle : rien n'est rangé sans vous. Les mandats sont sur papier et à relancer. Qui a signé, jusqu'à quand, qui faut-il relancer ? La réponse est dans un classeur. Ici chaque mandat part pour signature en ligne et a son statut, son échéance et sa relance. Les codes SH se retrouvent à la main, client par client. Le code utilisé le mois dernier pour ce client est dans une ancienne déclaration, ou dans la tête d'un collègue. Ici chaque code validé est gardé pour le client, avec sa date et le nom de celui qui l'a validé. Vos clients demandent un calcul de droits par téléphone. Chaque appel prend du temps, et le client rappelle pour la variante. Ici il simule lui-même, sous votre marque, et vous demande une cotation quand il est décidé.
De l'email du client à la facture. Un dossier suivi pas à pas, avec l'écran de chaque étape. Côté client : mandat signé en ligne, simulateur et suivi. Le client écrit, le dossier se crée. L'email de votre client devient un dossier. Ses pièces jointes sont proposées au rangement et vous validez. DeltaAgent lit les documents. Le client signe son mandat en ligne. Le mandat part pour signature, le client le signe en ligne et la copie est archivée au dossier. Une relance part si le lien reste sans réponse. Le code SH n'est plus cherché. L'aide au code SH propose trois codes expliqués. Le code déjà validé pour ce client est repris, et vous êtes prévenu si le tarif le modifie. DeltaAgent pré-saisit la déclaration. La déclaration est pré-saisie article par article, les points à vérifier sont signalés. Le déclarant contrôle et valide : rien n'est transmis sans lui. Le fichier est prêt pour votre logiciel de dédouanement (AKANEA, CONEX, Okiduty ou ASYCUDA). Votre client suit et simule. Dans son espace à votre marque, il voit ses dossiers, ses documents et son mandat. Il estime ses droits et taxes avant de commander, octroi de mer compris pour les DOM (départements d'outre-mer). La facture se construit au fil du dossier. Honoraires et débours sont reportés dans la facture au fur et à mesure. La déclaration finalisée part chez le client avec sa facture, en UBL ou CII, ou vers votre logiciel comptable (Pennylane ou Qonto, par exemple). L'écran montre une facture de transport, en démonstration.
Les modules de la plateforme. Votre installation n'active que les modules de votre activité, d'après une fiche remplie avec vous. Site internet et portail client. Votre site internet à votre marque, le devis en ligne et un espace client où vos clients suivent leurs dossiers, retrouvent leurs documents et leur mandat. Prêt-à-déclarer. Les emails de vos clients deviennent des dossiers. Les pièces se rangent, DeltaAgent analyse et pré-saisit la déclaration, et vous gardez la validation. Mandats en ligne. Envoi pour signature, signature en ligne par le client, statut, échéance et relance, avec un journal horodaté. Aide au code SH et base par client. Trois codes proposés et expliqués, puis chaque code validé est gardé pour le client, avec une alerte quand le tarif le modifie. Simulateur de droits et taxes. Vos clients estiment droits, TVA et octroi de mer (la taxe locale de l'outre-mer) sous votre marque, puis vous demandent une cotation. Facturation. La facture se construit au fil du dossier, en UBL ou CII, avec envoi vers votre logiciel comptable (Pennylane ou Qonto, par exemple).
Si vous organisez aussi le transport. Ce qui s'ajoute quand vous organisez aussi le transport. Tout figure dans la liste complète. Dossier de transport, marge comprise. Tronçons, achats, ventes, documents et jalons au même endroit. La marge réelle se compare à celle du devis. Cotation en couches. Camion, fret, surcharges, droits et TVA estimés s'additionnent dans un seul devis. La marge reste visible de vous seul. Base de tarifs d'achat. Les tarifs de vos agents et sous-traitants, datés, avec une alerte avant l'échéance. Conteneurs et surestaries. Chaque conteneur a ses jalons et ses jours francs restants. Une alerte part avant la fin des jours francs.
Ce que comprend chaque formule. Site internet, Prêt-à-déclarer et DeltaAgent reliés, selon les modules de votre activité. Le détail de chaque formule vous est communiqué avant toute commande, avec la durée d'engagement.
Vous avez aussi des camions ? La même plateforme existe pour les transporteurs routiers : site internet, ordres de transport, preuve de livraison et facture.
Non. La plateforme prépare le dossier et la déclaration, puis produit un fichier prêt pour AKANEA, CONEX, Okiduty ou ASYCUDA. Le dépôt reste dans votre logiciel de dédouanement, que vous gardez.
Chaque mandat part pour signature en ligne. Vous voyez son statut (à envoyer, envoyé, signé, en vigueur, à renouveler, expiré) et son échéance, et une relance part si le client n'a pas signé. Une copie est archivée au dossier avec un journal horodaté. Vos mandats papier existants s'importent : voir la question sur les mandats papier plus bas.
Un espace à votre marque : leurs dossiers par étapes, leurs documents, leur mandat en vigueur, un message de leur déclarant, le simulateur et leurs codes SH validés. Chaque client n'accède qu'à ses propres données.
Vos données restent à vous : vous pouvez les exporter en fichiers. Chaque client n'accède qu'à ses propres données, avec un cloisonnement strict entre clients et un chiffrement des données. Les détails d'hébergement et de traitement vous sont communiqués avant toute commande.
Oui. DeltaAgent enlève la saisie, il ne remplace pas le déclarant : les points à vérifier sont signalés, le déclarant contrôle et valide, et rien n'est transmis sans lui. Chez les entreprises qui utilisent DeltaAgent, un dossier de douane qui prenait 15 minutes de saisie est prêt en 4 minutes. C'est une mesure faite chez elles, sans engagement pour votre activité.
Oui. Il s'ouvre sous votre nom, avec vos couleurs, et vos clients l'utilisent dans leur espace ou sur votre site. Il affiche la date de mise à jour des taux, garde leurs dernières simulations et leur permet de vous demander une cotation en un clic. Les montants sont indicatifs : le montant définitif est fixé à la déclaration en douane.
Chaque code que vous validez est gardé pour le client, avec l'origine, la date, le nom du validateur et le nombre d'utilisations. Il est repris au dossier suivant, et vous êtes prévenu quand le tarif le modifie. L'aide au code propose trois codes expliqués, avec les points de vigilance. Vous gardez la décision.
Le simulateur calcule les droits de douane, l'octroi de mer (la taxe locale de l'outre-mer) et la TVA pour un import dans les DOM, par exemple en Martinique ou en Guadeloupe. Les taux sont ceux du jour, avec leur date affichée. Le résultat est une estimation : le montant définitif reste celui de la déclaration.
Français, anglais et espagnol pour le site internet, l'espace client et le logiciel. D'autres langues sur demande.
Le support se fait par email, avec une réponse en général sous un jour ouvré (heure de Paris). Il est compris dans l'abonnement, comme l'hébergement et les mises à jour.
Non. Ils continuent à vous écrire comme avant : leur email devient un dossier. Ils gagnent en plus un espace et un simulateur à votre marque, qu'ils utilisent s'ils le souhaitent.
Vos clients écrivent à votre adresse habituelle. Vous posez un transfert automatique vers l'adresse de dépôt de Prêt-à-déclarer (le nom de votre choix suivi de [email protected]), ou vous transférez l'email tel quel. Vous pouvez aussi créer une adresse dédiée aux dossiers douane sur votre domaine, que Prêt-à-déclarer relève en lecture seule : votre boîte principale n'est pas concernée.
Vous importez la liste de vos mandats existants (client, type, échéance). Le suivi se fait en ligne, avec statut, échéance et relance, et les renouvellements partent pour signature en ligne.
Installation et abonnement vous sont communiqués avant toute commande, selon la taille de votre activité, avec la durée d'engagement. Nous vous montrons une démonstration à votre marque avant que vous commandiez.